Để đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra minh bạch, chính xác và có giá trị pháp lý, các tổ chức hành nghề công chứng là gì được thành lập và hoạt động theo quy định chặt chẽ của Luật Công chứng. Vậy tổ chức hành nghề công chứng là gì? Có những quy định nào về việc thành lập và hoạt động của tổ chức này? Hãy cùng ACC Bình Dương tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Quy định về tổ chức hành nghề công chứng là gì?
Tổ chức hành nghề công chứng là các đơn vị được cơ quan nhà nước cấp phép để thực hiện các hoạt động công chứng và chứng thực theo quy định của Luật Công chứng 2014 và các văn bản pháp luật liên quan.
Hiện nay, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng:
- Phòng công chứng (PCC): Là đơn vị sự nghiệp công lập do UBND cấp tỉnh thành lập, thuộc quản lý của Sở Tư pháp, hoạt động không vì mục đích lợi nhuận.
- Văn phòng công chứng (VPCC): Là tổ chức hành nghề tư nhân, hoạt động theo mô hình công ty hợp danh do công chứng viên thành lập và chịu trách nhiệm.
Cả hai loại tổ chức này đều có chức năng cung cấp dịch vụ công chứng, chứng thực và phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, nhân sự và quy trình hoạt động theo quy định pháp luật.
2. Đặc điểm của tổ chức hành nghề công chứng
Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Mỗi loại hình có những đặc điểm riêng về tổ chức, quản lý và hoạt động như sau:
– Đặc điểm của Phòng công chứng (PCC)
- Thành lập và quản lý: PCC do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập và trực thuộc Sở Tư pháp.
- Tư cách pháp nhân: Là đơn vị sự nghiệp công lập, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
- Người đại diện theo pháp luật: Trưởng phòng công chứng – phải là công chứng viên, do Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
- Tên gọi: PCC có tên bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự và tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở.
- Con dấu: PCC sử dụng con dấu riêng không có hình quốc huy theo quy định của pháp luật.
– Đặc điểm của Văn phòng công chứng (VPCC)
- Thành lập và quản lý: VPCC hoạt động theo mô hình công ty hợp danh theo Luật Công chứng 2014.
- Số lượng thành viên: Phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên, không có thành viên góp vốn.
- Người đại diện theo pháp luật: Trưởng Văn phòng công chứng, là công chứng viên hợp danh và có tối thiểu hai năm hành nghề công chứng.
- Tên gọi: VPCC có tên bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác, do các thành viên thỏa thuận. Tên gọi không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tổ chức công chứng khác, không vi phạm thuần phong mỹ tục.
- Trụ sở: VPCC phải có trụ sở cố định, đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.
- Con dấu và tài khoản: VPCC có con dấu riêng (không có hình quốc huy) và tài khoản riêng, tự chủ về tài chính từ các nguồn thu hợp pháp như phí công chứng, thù lao công chứng.
Cả hai loại hình tổ chức hành nghề công chứng đều có vai trò quan trọng trong việc chứng nhận các giao dịch, đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia.
>>> Xem thêm Thời gian học công chứng viên mất bao lâu? – ACC Bình Dương
3. Quyền của tổ chức hành nghề công chứng
Tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, được pháp luật quy định một số quyền nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và phục vụ nhu cầu công chứng của người dân. Các quyền này bao gồm:
– Quyền tuyển dụng và hợp đồng lao động:
- Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên của Phòng công chứng.
- Ký hợp đồng với công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng.
- Tuyển dụng nhân viên để hỗ trợ hoạt động của tổ chức.
– Quyền thu phí và thu nhập từ hoạt động công chứng:
- Thu phí công chứng theo quy định của pháp luật.
- Thu thù lao công chứng theo thỏa thuận với người yêu cầu công chứng.
- Thu các chi phí hợp pháp khác phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ công chứng.
– Quyền cung cấp dịch vụ linh hoạt: Thực hiện công chứng ngoài ngày, giờ làm việc hành chính để đáp ứng nhu cầu của cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu.
– Quyền khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng:
- Tiếp cận và sử dụng dữ liệu về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản.
- Tra cứu các biện pháp ngăn chặn áp dụng đối với tài sản liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
– Các quyền khác theo quy định của pháp luật: Thực hiện các quyền khác theo Luật Công chứng và các văn bản pháp luật liên quan nhằm đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra thuận lợi và đúng quy định.
Những quyền trên giúp tổ chức hành nghề công chứng hoạt động chuyên nghiệp, đảm bảo quyền lợi cho cả công chứng viên và người yêu cầu công chứng.
4. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng
Tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, không chỉ có quyền lợi mà còn phải thực hiện nhiều nghĩa vụ nhằm đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra đúng pháp luật, minh bạch và bảo vệ quyền lợi của người dân. Dưới đây là các nghĩa vụ quan trọng:
– Quản lý và tuân thủ pháp luật
- Quản lý công chứng viên trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
- Chấp hành đầy đủ các quy định về lao động, thuế, tài chính, thống kê theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện công tác báo cáo, thanh tra, kiểm tra theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Công khai thông tin và hoạt động minh bạch
- Niêm yết công khai tại trụ sở tổ chức các thông tin sau: Lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp nhận yêu cầu công chứng, mức phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí phát sinh khác.
- Làm việc theo ngày, giờ hành chính của cơ quan nhà nước, trừ trường hợp cung cấp dịch vụ công chứng ngoài giờ theo quy định.
– Đảm bảo trách nhiệm nghề nghiệp và bồi thường thiệt hại
- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên đang làm việc tại tổ chức mình. Đây là loại bảo hiểm bắt buộc, phải duy trì liên tục trong suốt thời gian hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.
- Bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc bên thứ ba nếu công chứng viên, nhân viên hoặc cộng tác viên phiên dịch của tổ chức mình gây ra lỗi trong quá trình công chứng.
– Hỗ trợ và phát triển nghề nghiệp
- Tiếp nhận, tạo điều kiện và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong suốt quá trình tập sự tại tổ chức mình.
- Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức tham gia các chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ hằng năm để nâng cao kỹ năng và cập nhật kiến thức pháp luật.
– Quản lý và chia sẻ thông tin công chứng
- Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định.
- Chia sẻ thông tin liên quan đến: Nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản đã công chứng. Các biện pháp ngăn chặn áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch công chứng và cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi được yêu cầu.
– Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật
- Tuân thủ đầy đủ các quy định trong Luật Công chứng 2014 và các văn bản hướng dẫn liên quan.
- Phối hợp với các cơ quan nhà nước để thực hiện tốt chức năng công chứng, góp phần đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch dân sự.
Việc thực hiện nghiêm túc các nghĩa vụ này giúp tổ chức hành nghề công chứng hoạt động chuyên nghiệp, bảo vệ quyền lợi của công chứng viên và người yêu cầu công chứng, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng trong xã hội.
>>> Mời bạn tham khảo Nên học luật sư hay công chứng viên không?
5. Câu hỏi thường gặp
Điều kiện để thành lập Văn phòng công chứng là gì?
Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có tối thiểu hai năm hành nghề, có đủ các điều kiện về nhân sự, trụ sở và đáp ứng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Sự khác biệt giữa Phòng công chứng và Văn phòng công chứng là gì?
Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập do Nhà nước thành lập, còn Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập, hoạt động theo mô hình công ty hợp danh và không sử dụng ngân sách nhà nước.
Văn phòng công chứng có được mở nhiều chi nhánh không?
Theo quy định hiện hành, Văn phòng công chứng không được mở chi nhánh mà chỉ được thành lập tại một địa chỉ duy nhất theo quyết định của UBND cấp tỉnh.
Việc hiểu rõ các quy định về tổ chức hành nghề công chứng không chỉ giúp công chứng viên thực hiện đúng trách nhiệm của mình mà còn giúp cá nhân, tổ chức biết cách sử dụng dịch vụ công chứng một cách hiệu quả và đúng pháp luật. Liên hệ ACC Bình Dương nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết.
Để lại một bình luận