Mẫu biên bản bàn giao con dấu cho văn thư là một văn bản quan trọng, được lập ra để ghi nhận việc bàn giao con dấu từ người cũ sang người mới. Biên bản này có giá trị pháp lý, là căn cứ để xác định người có trách nhiệm quản lý con dấu. ACC Bình Dương gửi đến bạn mẫu biên bản bàn giao con dấu cho văn thư.

I. Biên bản bàn giao con dấu là gì?
Biên bản bàn giao con dấu là văn bản được lập ra để ghi nhận việc bàn giao con dấu từ người cũ sang người mới. Biên bản này có giá trị pháp lý, là căn cứ để xác định người có trách nhiệm quản lý con dấu.
Biên bản bàn giao con dấu cho văn thư là văn bản được lập ra để ghi nhận việc bàn giao con dấu từ người cũ sang người mới, trong đó người mới là nhân viên văn thư của cơ quan, tổ chức. Biên bản này có giá trị pháp lý, là căn cứ để xác định người có trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan, tổ chức.
II. Mẫu biên bản bàn giao con dấu cho văn thư
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN ĐĂNG KÝ MẪU CON DẤU
——-
Số:…/BB-…(1)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN
Về việc bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng
Căn cứ Quyết định số …/2019/QĐ-TTg ngày …tháng … năm 2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử;
Hôm nay, vào .. .giờ … phút, ngày … tháng … năm … tại .. .(2),
Chúng tôi gồm:
1. Bên giao: … (cơ quan đăng ký mẫu con dấu), đại diện là:
Ông/ Bà: …
Chức vụ: …
2. Bên nhận: … (lưu trữ lịch sử), đại diện là:
Ông/Bà: …
Chức vụ: …
Hai bên thống nhất bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ và phục vụ nghiên cứu lịch sử theo danh mục cụ thể như sau:
TT |
Tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu |
Số lượng |
Chất liệu |
Mẫu dấu |
Giấy chứng nhận THCD (ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm) |
Ghi chú |
1 | ||||||
2 | ||||||
Tổng số |
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên, đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên, đóng dấu)

III. Cách viết biên bản bàn giao con dấu cho văn thư
Biên bản bàn giao con dấu cần có đầy đủ các thông tin sau:
- Tên biên bản
Tên biên bản phải rõ ràng, cụ thể, thể hiện nội dung của biên bản. Ví dụ: Biên bản bàn giao con dấu công ty TNHH ABC, Biên bản bàn giao con dấu của UBND xã X.
- Thời gian, địa điểm lập biên bản
Thời gian, địa điểm lập biên bản phải được ghi rõ ràng, cụ thể. Ví dụ: Ngày 20 tháng 01 năm 2024, tại trụ sở công ty TNHH ABC, số 123 đường Nguyễn Văn Cừ, thành phố Cần Thơ.
- Các bên tham gia
Các bên tham gia bàn giao con dấu cần được ghi rõ ràng, đầy đủ các thông tin như:
* Tên bên giao
* Tên bên nhận
* Chức vụ của đại diện bên giao và bên nhận
- Nội dung bàn giao
Nội dung bàn giao cần ghi rõ các thông tin sau:
* Loại con dấu
* Kích thước, hình dáng con dấu
* Số seri con dấu
* Tình trạng con dấu
- Ý kiến của các bên
Ý kiến của các bên tham gia bàn giao cần được ghi rõ ràng, thể hiện sự thống nhất về nội dung bàn giao.
- Chữ ký của các bên
Chữ ký của các bên tham gia bàn giao phải được ghi rõ ràng, đầy đủ họ tên, chức vụ.
IV. Quy trình, thủ tục bàn giao con dấu cho văn thư
1. Bước 1: Chuẩn bị
- Xác định người bàn giao và người nhận bàn giao con dấu
Người bàn giao con dấu là người có trách nhiệm quản lý con dấu trước khi bàn giao. Người nhận bàn giao con dấu là nhân viên văn thư của cơ quan, tổ chức.
- Kiểm tra thực tế con dấu
Người bàn giao và người nhận bàn giao con dấu cần kiểm tra thực tế con dấu, bao gồm các thông tin sau:
* Số hiệu con dấu
* Hình thức, kích thước con dấu
* Chất liệu con dấu
* Tình trạng sử dụng con dấu (vẫn còn sử dụng được hay đã hư hỏng, cần sửa chữa)
Nếu con dấu bị hư hỏng, cần ghi rõ tình trạng hư hỏng vào biên bản bàn giao con dấu.
- Lập biên bản bàn giao con dấu
Biên bản bàn giao con dấu cần được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Biên bản cần ghi rõ các nội dung sau:
* Tên cơ quan, tổ chức
* Ngày, tháng, năm bàn giao
* Tên người bàn giao
* Tên người nhận bàn giao
* Tình trạng con dấu
2. Bước 2: Tiến hành bàn giao
- Người bàn giao con dấu kiểm tra thực tế con dấu trước khi bàn giao
Người bàn giao con dấu cần kiểm tra thực tế con dấu một lần nữa trước khi bàn giao. Nếu con dấu có dấu hiệu hư hỏng, cần thông báo cho người nhận bàn giao và ghi rõ vào biên bản bàn giao con dấu.
- Người bàn giao con dấu giao con dấu cho người nhận bàn giao
Người bàn giao con dấu giao con dấu cho người nhận bàn giao. Khi giao con dấu, cần kiểm tra số lượng con dấu, tình trạng con dấu, và các giấy tờ, tài liệu liên quan đến con dấu.
- Người nhận bàn giao con dấu kiểm tra thực tế con dấu sau khi nhận bàn giao
Người nhận bàn giao con dấu cần kiểm tra thực tế con dấu một lần nữa sau khi nhận bàn giao. Nếu con dấu có dấu hiệu hư hỏng, cần thông báo cho người bàn giao và ghi rõ vào biên bản bàn giao con dấu.
- Người bàn giao và người nhận bàn giao ký xác nhận vào biên bản bàn giao con dấu
Cả người bàn giao và người nhận bàn giao cần ký xác nhận vào biên bản bàn giao con dấu. Biên bản bàn giao con dấu được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
3. Bước 3: Lưu trữ biên bản bàn giao con dấu
Biên bản bàn giao con dấu được lưu giữ cẩn thận tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Biên bản này là căn cứ để xác định người có trách nhiệm quản lý con dấu.

V. Bàn giao con dấu cho văn thư có phải lập văn bản ghi nhận không?
Câu trả lời là có. Bàn giao con dấu cho văn thư là một việc quan trọng, cần được ghi nhận lại bằng văn bản. Biên bản bàn giao con dấu có giá trị pháp lý, là căn cứ để xác định người có trách nhiệm quản lý con dấu.
VI. Mục đích của biên bản bàn giao con dấu
Mục đích của biên bản bàn giao con dấu là:
- Ghi nhận việc bàn giao con dấu từ người cũ sang người mới.
- Xác định người có trách nhiệm quản lý con dấu.
- Là cơ sở để giải quyết những tranh chấp liên quan đến con dấu.
VII. Những điều cần chú ý khi lập loại biên bản bàn giao con dấu
Khi lập biên bản bàn giao con dấu, cần lưu ý những điều sau:
- Biên bản cần được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
- Biên bản cần ghi rõ các thông tin về con dấu, bao gồm số hiệu, hình thức, kích thước, chất liệu, tình trạng sử dụng.
- Biên bản được lập sau khi đã kiểm tra thực tế con dấu.
- Biên bản được ký xác nhận của cả người bàn giao và người nhận bàn giao.
Ngoài ra, cần lưu ý một số điểm sau:
- Biên bản cần được lập một cách rõ ràng, chính xác, không tẩy xóa.
- Biên bản cần được lập ngay sau khi bàn giao con dấu.
- Biên bản cần được lưu giữ cẩn thận tại văn thư của cơ quan, tổ chức.
VIII. Câu hỏi thường gặp
1. Ai là người lập biên bản bàn giao con dấu cho văn thư?
Biên bản bàn giao con dấu cho văn thư được lập bởi người bàn giao và người nhận bàn giao.
- Người bàn giao là người có trách nhiệm quản lý con dấu trước khi bàn giao.
- Người nhận bàn giao là nhân viên văn thư của cơ quan, tổ chức.
2. Cách thức lưu trữ biên bản bàn giao con dấu cho văn thư như thế nào?
Biên bản bàn giao con dấu cho văn thư cần được lưu giữ cẩn thận tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Biên bản này là căn cứ để xác định người có trách nhiệm quản lý con dấu.
3. Khi nào cần làm lại biên bản bàn giao con dấu cho văn thư?
Biên bản bàn giao con dấu cho văn thư cần được làm lại khi:
- Biên bản bị hỏng, mất.
- Có sự thay đổi thông tin về người bàn giao, người nhận bàn giao, hoặc tình trạng con dấu.