ACC BÌNH DƯƠNG

1. Văn phòng công chứng là gì?

Căn cứ khoản 1, khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, có nhiệm vụ thực hiện các dịch vụ công chứng liên quan đến việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch, và các tài liệu, văn bản. 

Cụ thể, văn phòng công chứng chứng nhận tính chính xác và hợp pháp của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, nếu theo quy định của pháp luật cần phải công chứng hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức.

Văn phòng công chứng hoạt động và được tổ chức theo các quy định của Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan. Theo đó, văn phòng công chứng là một phần của tổ chức hành nghề công chứng, thực hiện các chức năng của tổ chức này.

2. Cơ cấu tổ chức văn phòng công chứng là gì?

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng không được quy định cụ thể trong pháp luật, nhưng theo khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014, mỗi Văn phòng công chứng phải có ít nhất hai công chứng viên hợp danh và không được có thành viên góp vốn. Do đó, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng sẽ do chính văn phòng đó tự xây dựng và tổ chức sao cho phù hợp, nhưng phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.

Một số bộ phận thường có trong cơ cấu tổ chức của một Văn phòng công chứng bao gồm:

• Trưởng văn phòng công chứng
• Phó trưởng văn phòng công chứng
• Các công chứng viên
• Bộ phận hành chính – văn thư
• Bộ phận chuyên viên
• Bộ phận hỗ trợ dịch vụ khách hàng

Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của từng văn phòng công chứng, cơ cấu tổ chức có thể có sự khác biệt, nhưng vẫn phải tuân theo các nguyên tắc và yêu cầu của pháp luật.

Cơ cấu tổ chức văn phòng công chứng cơ bản nhất được thể hiện cụ thể theo sơ đồ sau: 

Tóm lại, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng mặc dù không có quy định cụ thể trong pháp luật, nhưng phải đảm bảo các yêu cầu tối thiểu về số lượng công chứng viên hợp danh và không có thành viên góp vốn, đồng thời có sự linh hoạt trong việc xây dựng các bộ phận phù hợp với nhu cầu và quy mô hoạt động của từng văn phòng.

>>>> Xem thêm bài viết: Có nên mở văn phòng công chứng không? 

3. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, hoạt động theo các quy định của pháp luật, bao gồm những quyền và nghĩa vụ cụ thể. Căn cứ theo Điều 32 và Điều 33 Luật Công chứng năm 2014, dưới đây là các quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng:

Nghĩa vụ của Văn phòng công chứng

• Quản lý công chứng viên, đảm bảo việc tuân thủ các quy định pháp luật và quy tắc hành nghề công chứng.
• Tuân thủ các quy định về lao động, thuế, tài chính và thống kê theo pháp luật.
• Thực hiện các chế độ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
• Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy, các khoản phí và thù lao công chứng.
• Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên và bồi thường thiệt hại khi có sai sót.
• Tiếp nhận, đào tạo và tạo điều kiện thuận lợi cho người tập sự hành nghề công chứng.
• Tạo cơ hội cho công chứng viên tham gia các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ định kỳ.
• Thực hiện yêu cầu từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc kiểm tra, thanh tra, báo cáo và cung cấp thông tin về các hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
• Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
• Cung cấp thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch và các biện pháp ngăn chặn liên quan đến tài sản.

Quyền của Văn phòng công chứng

• Ký hợp đồng lao động với công chứng viên và các nhân viên khác làm việc tại tổ chức của mình.
• Thu phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác có liên quan.
• Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài giờ làm việc hành chính để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
• Được khai thác và sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Điều 62 của Luật này.
• Các quyền khác theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản pháp lý có liên quan.

Như vậy, Văn phòng công chứng không chỉ thực hiện các chức năng công chứng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các công chứng viên và nhân viên trong công việc của mình. 

4. Một số đặc điểm của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng được pháp luật quy định rõ ràng về các đặc điểm và yêu cầu cơ bản để hoạt động hợp pháp. Văn phòng công chứng, theo quy định tại Điều 22 Luật Công chứng 2014, có những đặc điểm sau:

• Văn phòng công chứng phải có ít nhất hai công chứng viên hợp danh và không được có thành viên góp vốn.
• Trưởng Văn phòng công chứng là người đại diện theo pháp luật, phải là công chứng viên hợp danh có ít nhất hai năm hành nghề công chứng.
• Tên gọi của văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” và kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác. Tên này không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên của các tổ chức hành nghề công chứng khác và phải tuân thủ chuẩn mực văn hóa, đạo đức.
• Trụ sở của văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện pháp lý, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính.
• Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy và có thể bắt đầu sử dụng sau khi có quyết định thành lập chính thức.

>>>> Xem thêm bài viết: Văn phòng công chứng là loại hình doanh nghiệp gì? 

5. Các câu hỏi thường gặp

Có phải tất cả văn phòng công chứng đều phải có ít nhất hai công chứng viên hợp danh không?

Đúng, theo quy định tại Điều 22 Luật Công chứng 2014, mỗi văn phòng công chứng phải có ít nhất hai công chứng viên hợp danh và không có thành viên góp vốn.

Trưởng văn phòng công chứng có yêu cầu gì về kinh nghiệm hành nghề?

Trưởng văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh và có ít nhất hai năm hành nghề công chứng.

Văn phòng công chứng có thể có các bộ phận khác ngoài công chứng viên không?

Có, ngoài các công chứng viên, văn phòng công chứng có thể có các bộ phận khác như hành chính, văn thư, chuyên viên hoặc bộ phận hỗ trợ dịch vụ khách hàng tùy vào nhu cầu và quy mô của văn phòng.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng có phải tuân theo một mẫu cụ thể không?

Không, cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng không bị quy định cố định, nhưng phải đảm bảo có ít nhất hai công chứng viên hợp danh và không có thành viên góp vốn. Văn phòng có thể tự xây dựng cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với yêu cầu pháp lý.

Văn phòng công chứng có thể tự xây dựng cơ cấu tổ chức của mình không?

Có, văn phòng công chứng có thể tự xây dựng cơ cấu tổ chức của mình, nhưng phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu tối thiểu về số lượng công chứng viên hợp danh và không có thành viên góp vốn theo quy định của pháp luật.

Hiểu rõ cơ cấu tổ chức văn phòng công chứng không chỉ giúp chúng ta hiểu cách thức hoạt động của các tổ chức này mà còn giúp chúng ta lựa chọn được văn phòng công chứng uy tín và chuyên nghiệp. Khi có nhu cầu công chứng, hãy tìm hiểu kỹ thông tin về văn phòng công chứng đó, nếu bạn cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Bình Dương để được hỗ trợ tận tình nhất nhé.