Giấy khai sinh là một trong những giấy tờ quan trọng, xác nhận thông tin cá nhân và quan hệ nhân thân của mỗi người. Trong nhiều trường hợp, bản sao giấy khai sinh có công chứng hoặc chứng thực là điều kiện bắt buộc khi thực hiện các thủ tục hành chính như làm hộ chiếu, nhập học, xin việc… Vậy công chứng giấy khai sinh ở đâu và cần lưu ý gì khi thực hiện? Hãy cùng ACC Bình Dương tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Giấy khai sinh có cần công chứng không?
Trên thực tế, cụm từ “công chứng giấy khai sinh” thường được sử dụng nhưng không hoàn toàn chính xác. Theo quy định pháp luật, giấy khai sinh không cần công chứng mà chỉ cần chứng thực bản sao từ bản chính.
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch giấy tờ giữa các ngôn ngữ. Giấy khai sinh không thuộc trường hợp này, nên không thể công chứng mà chỉ có thể chứng thực.
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với nội dung của bản gốc để sử dụng trong các thủ tục hành chính. Việc chứng thực này giúp bản sao có giá trị pháp lý tương đương với bản chính mà không cần mang theo bản gốc trong nhiều trường hợp.
2. Công chứng giấy khai sinh ở đâu?
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người có nhu cầu chứng thực giấy khai sinh có thể đến các cơ quan sau:
- Phòng Tư pháp cấp huyện: Người thực hiện chứng thực là Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp.
- Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND có thẩm quyền chứng thực.
- Tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng): Công chứng viên thực hiện chứng thực bản sao.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: Dành cho công dân Việt Nam đang sinh sống hoặc làm việc tại nước ngoài.
Đặc biệt, người dân có thể chứng thực giấy khai sinh ở bất cứ đâu, không bắt buộc phải thực hiện tại nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hay tạm trú. Chỉ cần có đầy đủ hồ sơ theo quy định, bạn có thể chọn địa điểm thuận tiện nhất để thực hiện chứng thực giấy khai sinh.
>>> Mời bạn tham khảo Giới thiệu thông tin văn phòng công chứng Nam Việt
3. Phí công chứng giấy khai sinh là bao nhiêu?
Phí chứng thực bản sao giấy khai sinh được quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, cụ thể như sau:
- 2.000 đồng/trang đối với bản sao giấy khai sinh có từ 1 – 2 trang.
- 1.000 đồng/trang đối với các trang tiếp theo (từ trang thứ ba trở lên).
- Tổng mức phí tối đa không quá 200.000 đồng/bản.
Thông thường, giấy khai sinh chỉ có 1 trang, nên chi phí chứng thực thường là 2.000 đồng/bản.
Lưu ý: Việc chứng thực giấy khai sinh không thuộc diện miễn phí, do đó người yêu cầu chứng thực bắt buộc phải nộp lệ phí theo quy định.
4. Bản sao giấy khai sinh công chứng có giá trị pháp lý như thế nào?
Bản sao giấy khai sinh sau khi được chứng thực có thể sử dụng thay thế bản chính trong nhiều giao dịch và thủ tục hành chính, trừ khi pháp luật có quy định khác.
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực. Điều này có nghĩa là bản sao giấy khai sinh công chứng có thể dùng trong hầu hết các thủ tục mà không cần mang theo bản gốc, nhưng không thể thay thế hoàn toàn bản chính trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật.
Do đó, người dân có thể sử dụng bản sao giấy khai sinh đã được chứng thực cho các thủ tục như nhập học, xin việc, làm hồ sơ hành chính,… mà không cần nộp bản chính, giúp thuận tiện hơn trong quá trình làm việc và giao dịch.
5. Quy trình công chứng giấy khai sinh
Để chứng thực bản sao giấy khai sinh, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Bản chính giấy khai sinh cần chứng thực.
- Bản sao (bản photo) của giấy khai sinh.
- Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) nếu cơ quan chứng thực yêu cầu.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
- Bạn có thể đến UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng để thực hiện chứng thực.
- Xuất trình bản chính giấy khai sinh để đối chiếu.
Bước 3: Điền thông tin vào mẫu yêu cầu chứng thực
- Điền đầy đủ thông tin theo mẫu do cơ quan chứng thực cung cấp.
- Ký tên để xác nhận yêu cầu chứng thực.
Bước 4: Thực hiện chứng thực
- Cán bộ chứng thực sẽ kiểm tra và đối chiếu bản sao với bản chính.
- Nếu thông tin trùng khớp, cán bộ chứng thực sẽ đóng dấu, ký xác nhận vào bản sao.
Bước 5: Thanh toán phí chứng thực
- Nộp phí chứng thực theo quy định (mục 3).
- Nhận lại bản sao giấy khai sinh đã được chứng thực và sử dụng khi cần thiết.
>>> Xem thêm Giới thiệu về văn phòng công chứng Cổ Nhuế của ACC Bình Dương
6. Câu hỏi thường gặp
Công chứng giấy khai sinh có cần bản gốc không?
Có. Khi công chứng, bạn cần mang theo bản gốc giấy khai sinh để đối chiếu với bản sao.
Công chứng giấy khai sinh mất bao lâu?
Thông thường, quá trình chứng thực chỉ mất 5 – 15 phút, tùy vào số lượng giấy tờ và quy trình làm việc của cơ quan chứng thực.
Công chứng giấy khai sinh có thời hạn không?
Không. Không có quy định cụ thể về thời hạn của bản sao giấy khai sinh công chứng, nhưng nhiều cơ quan chỉ chấp nhận bản sao được công chứng trong vòng 3 – 6 tháng.
Việc công chứng giấy khai sinh giúp đảm bảo tính pháp lý của bản sao, thuận tiện cho việc sử dụng trong các thủ tục hành chính. Vấn đề công chứng giấy khai sinh ở đâu đã được giải quyết qua nội dung bài viết. Nếu có thắc mắc, hãy tham khảo ý kiến từ ACC Bình Dương để được giải đáp nhanh nhất.
Để lại một bình luận