Công chứng vi bằng cần những giấy tờ gì?

Công chứng vi bằng là một thủ tục pháp lý quan trọng, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch dân sự, kinh tế. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn không biết công chứng vi bằng cần những giấy tờ gì để quá trình diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Bài viết sau đây ACC Bình Dương sẽ giúp bạn trả lời những thắc mắc liên quan đến công chứng vi bằng, mời bạn cùng tham khảo.

Bố Cục Bài Viết

1. Công chứng vi bằng là gì?

Công chứng vi bằng là việc Thừa phát lại lập vi bằng để ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức. Vi bằng có giá trị chứng cứ quan trọng, giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong các giao dịch dân sự, thương mại, hành chính.

Theo Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, vi bằng do Thừa phát lại lập phải đảm bảo nội dung khách quan, trung thực, có hình ảnh, tài liệu chứng minh kèm theo và được đăng ký tại Sở Tư pháp để có giá trị pháp lý.

Công chứng vi bằng mang lại nhiều lợi ích quan trọng như:

Bảo vệ quyền lợi pháp lý: Vi bằng có giá trị chứng cứ, giúp các bên tránh rủi ro trong tranh chấp.
Ghi nhận sự kiện khách quan: Được lập bởi Thừa phát lại, vi bằng có độ tin cậy cao, là cơ sở pháp lý quan trọng.
Hỗ trợ giao dịch dân sự: Trong các giao dịch như mua bán nhà đất, cho thuê tài sản, vi bằng giúp ghi nhận sự việc một cách rõ ràng, giảm thiểu tranh chấp.
Được tòa án chấp nhận làm chứng cứ: Theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, vi bằng là một trong các nguồn chứng cứ có thể được Tòa án xem xét khi giải quyết vụ án.

Việc lập vi bằng giúp cá nhân, tổ chức có thêm một công cụ pháp lý hữu ích để đảm bảo quyền lợi trong nhiều tình huống thực tế.

2. Các loại giấy tờ cần chuẩn bị để công chứng vi bằng

Khi yêu cầu lập vi bằng, cá nhân hoặc tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định để đảm bảo vi bằng có giá trị pháp lý. Dưới đây là những giấy tờ quan trọng cần có:

– Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu lập vi bằng:

Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD) còn hiệu lực.
Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc trong trường hợp cần thiết).

– Giấy tờ liên quan đến sự kiện, hành vi cần lập vi bằng:

Hợp đồng, thỏa thuận, giấy tờ pháp lý liên quan đến nội dung vi bằng.
Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản (nếu vi bằng liên quan đến mua bán, chuyển nhượng, thuê tài sản, nhà đất,…).
Các văn bản, hình ảnh, tài liệu có liên quan để chứng minh sự kiện cần lập vi bằng.

– Phiếu yêu cầu lập vi bằng:

Theo Điều 38 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, người yêu cầu lập vi bằng cần điền đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu lập vi bằng, trong đó nêu rõ:

Họ và tên, địa chỉ của người yêu cầu.
Nội dung, mục đích lập vi bằng.
Thời gian, địa điểm lập vi bằng.
Các giấy tờ, tài liệu chứng minh kèm theo.

– Giấy ủy quyền: Trong trường hợp người yêu cầu lập vi bằng không thể trực tiếp thực hiện, cần có giấy ủy quyền hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ giúp quá trình lập vi bằng diễn ra thuận lợi và đảm bảo vi bằng có giá trị pháp lý khi sử dụng trong các giao dịch, tranh chấp sau này.

>>> Tham khảo thêm về Dịch vụ lập vi bằng tại Bình Dương tại đây.

3. Quy trình công chứng vi bằng

Công chứng vi bằng là một quá trình quan trọng nhằm ghi nhận sự kiện, hành vi một cách khách quan và có giá trị pháp lý. Việc hiểu rõ quy trình thực hiện sẽ giúp cá nhân, tổ chức chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết và tránh những sai sót không đáng có.

3.1. Các bước thực hiện công chứng vi bằng

Theo Điều 39 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, quy trình lập vi bằng thường trải qua các bước cụ thể sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra thông tin

Trước tiên, cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu lập vi bằng sẽ liên hệ với Văn phòng Thừa phát lại để trình bày nội dung sự kiện hoặc hành vi cần được ghi nhận. Xuất trình các giấy tờ liên quan, bao gồm:

CMND/CCCD hoặc hộ chiếu.
Giấy tờ liên quan đến sự kiện cần lập vi bằng.
Phiếu yêu cầu lập vi bằng theo mẫu.

Nếu vi bằng liên quan đến tài sản hoặc hợp đồng, các loại giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc thỏa thuận giữa các bên cũng cần được cung cấp để đảm bảo nội dung vi bằng là chính xác và đầy đủ.

Bước 2: Thỏa thuận và ký kết hợp đồng dịch vụ

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, Thừa phát lại sẽ xem xét tính hợp pháp của sự kiện hoặc hành vi cần lập vi bằng. Nếu sự việc không thuộc các trường hợp bị pháp luật cấm, hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận về nội dung vi bằng, phạm vi ghi nhận, chi phí thực hiện và thời gian hoàn thành. Khi đã thống nhất các điều khoản, người yêu cầu và Văn phòng Thừa phát lại sẽ ký kết hợp đồng dịch vụ lập vi bằng, giúp đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

Bước 3: Tiến hành lập vi bằng

Thừa phát lại sẽ trực tiếp có mặt tại địa điểm diễn ra sự kiện để quan sát, ghi nhận và lập vi bằng. Quá trình lập vi bằng có thể bao gồm việc chụp ảnh, quay video hoặc thu thập tài liệu chứng minh đi kèm để tăng tính xác thực cho vi bằng. Nội dung của vi bằng sẽ được trình bày chi tiết, mô tả cụ thể diễn biến sự kiện một cách khách quan và trung thực, đồng thời không đưa ra bất kỳ nhận định hay đánh giá chủ quan nào về sự việc.

Bước 4: Hoàn thiện vi bằng và đăng ký tại Sở Tư pháp

Sau khi hoàn tất việc lập vi bằng, Thừa phát lại sẽ rà soát lại nội dung để đảm bảo không có sai sót. Vi bằng sau đó được Thừa phát lại ký tên và đóng dấu của Văn phòng Thừa phát lại, giúp xác nhận tính hợp pháp của tài liệu này.

Quy trình công chứng vi bằng trải qua nhiều bước quan trọng, từ tiếp nhận yêu cầu, ký kết hợp đồng, lập vi bằng cho đến đăng ký tại Sở Tư pháp. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ đảm bảo vi bằng có giá trị pháp lý mà còn giúp người yêu cầu bảo vệ quyền lợi trong các giao dịch, sự kiện quan trọng. Khi có nhu cầu lập vi bằng, cá nhân và tổ chức cần chủ động chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết và lựa chọn Văn phòng Thừa phát lại uy tín để đảm bảo tính chính xác, khách quan của vi bằng.

3.2. Thời gian và chi phí công chứng vi bằng

Sau khi hoàn tất quá trình lập vi bằng, người yêu cầu thường quan tâm đến thời gian hoàn thành cũng như chi phí thực hiện. Dưới đây là thông tin chi tiết về thời gian và chi phí công chứng vi bằng.

Thời gian công chứng vi bằng:

Thời gian thực hiện lập vi bằng có thể kéo dài từ 1 – 3 ngày tùy vào tính chất sự kiện, hành vi cần ghi nhận.
Một số trường hợp lập vi bằng nhanh chóng trong vài giờ nếu không yêu cầu thu thập tài liệu phức tạp.

Chi phí công chứng vi bằng: Chi phí lập vi bằng dao động từ 2.000.000 – 10.000.000 VNĐ hoặc cao hơn nếu sự kiện cần ghi nhận có phạm vi lớn hoặc cần thu thập nhiều chứng cứ kèm theo. Chi phí lập vi bằng không có mức cố định mà phụ thuộc vào các yếu tố sau:

Mức độ phức tạp của sự kiện cần lập vi bằng.
Địa điểm thực hiện lập vi bằng (trong hay ngoài phạm vi văn phòng Thừa phát lại).
Số lượng tài liệu, chứng cứ cần thu thập, xác minh.
Yêu cầu lập vi bằng ngoài giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ, lễ tết.

Mặc dù vi bằng có giá trị chứng cứ nhưng không thay thế văn bản công chứng, chứng thực. Vì vậy nếu bạn thực hiện các giao dịch quan trọng như mua bán nhà đất, cần kết hợp cả văn bản công chứng để đảm bảo an toàn pháp lý.

Trong quá trình thực hiện các giao dịch pháp lý, nhiều người thường nhầm lẫn giữa vi bằng và văn bản công chứng. Mặc dù cả hai đều là những tài liệu có giá trị pháp lý, nhưng chúng có bản chất và công dụng hoàn toàn khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa vi bằng và văn bản công chứng sẽ giúp cá nhân, tổ chức lựa chọn hình thức phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

>>> Xem thêm Danh sách các văn phòng công chứng Thành Phố Hồ Chí Minh do ACC Bình Dương cung cấp.

4. So sánh vi bằng và văn bản công chứng

– Vi bằng do Thừa phát lại lập:

Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập để ghi nhận sự kiện, hành vi có thật xảy ra tại một thời điểm, địa điểm cụ thể. Theo Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, vi bằng có giá trị chứng cứ để tòa án xem xét khi giải quyết tranh chấp, giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan. Tuy nhiên, vi bằng không xác nhận tính hợp pháp của giao dịch mà chỉ ghi nhận sự việc một cách khách quan.
Ví dụ: Nếu hai bên mua bán nhà đất nhưng không công chứng hợp đồng mà chỉ lập vi bằng ghi nhận việc giao tiền, thì vi bằng chỉ có giá trị xác nhận rằng đã có sự kiện giao tiền diễn ra, chứ không có giá trị xác lập quyền sở hữu tài sản.

– Văn bản công chứng do Công chứng viên lập:

Văn bản công chứng là tài liệu được Công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng xác nhận về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật. Theo Điều 2 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và bắt buộc thi hành đối với các bên liên quan, giúp đảm bảo tính an toàn pháp lý cho giao dịch.
Ví dụ: Khi mua bán nhà đất, nếu hợp đồng được công chứng, người mua có đầy đủ cơ sở pháp lý để làm thủ tục sang tên quyền sở hữu. Nếu chỉ có vi bằng mà không có hợp đồng công chứng, giao dịch có thể bị tòa án tuyên vô hiệu.

Vi bằng phù hợp trong các trường hợp cần ghi nhận sự kiện, hành vi khách quan mà không yêu cầu xác nhận tính hợp pháp của giao dịch, trường hợp sau nên lập vi bằng:

Ghi nhận việc giao nhận tiền, bàn giao tài sản, hiện trạng nhà đất trước khi mua bán.
Ghi nhận nội dung họp gia đình, họp cổ đông, họp tổ chức.
Ghi nhận việc đặt cọc, thỏa thuận trước hợp đồng chính thức.
Ghi nhận hành vi vi phạm hợp đồng, vi phạm quyền sử dụng đất hoặc tài sản.
Ghi nhận tình trạng công trình xây dựng, hàng hóa trước khi bàn giao.

Công chứng được yêu cầu trong những giao dịch quan trọng, đặc biệt là những giao dịch mà pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng để có giá trị pháp lý:

Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
Hợp đồng vay tiền có tài sản đảm bảo (cầm cố, thế chấp tài sản).
Hợp đồng ủy quyền liên quan đến nhà đất.
Di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế.
Các hợp đồng giao dịch dân sự khác theo quy định pháp luật.

(Lưu ý: Vi bằng không thể thay thế công chứng. Trong các giao dịch như mua bán nhà đất, hợp đồng chuyển nhượng tài sản, chỉ có vi bằng mà không có hợp đồng công chứng thì giao dịch có thể bị vô hiệu. Vì vậy, cá nhân, tổ chức cần cân nhắc kỹ khi lựa chọn giữa vi bằng và công chứng để tránh rủi ro pháp lý).

5. Các câu hỏi thường gặp về công chứng vi bằng

Công chứng vi bằng có giá trị pháp lý như thế nào?

Vi bằng có giá trị chứng cứ, ghi nhận sự kiện, hành vi có thật nhưng không thay thế công chứng. Nó không xác nhận tính hợp pháp của giao dịch hay quyền sở hữu tài sản, chỉ hỗ trợ làm bằng chứng khi có tranh chấp.

Có thể công chứng vi bằng online không?

Không. Pháp luật yêu cầu Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến sự kiện, nên không thể lập vi bằng trực tuyến hay qua hình ảnh, video do người khác cung cấp.

Công chứng vi bằng có cần sự có mặt của tất cả các bên không?

Không bắt buộc. Vi bằng có thể được lập theo yêu cầu của một bên mà không cần sự có mặt của bên còn lại, miễn là Thừa phát lại trực tiếp ghi nhận sự kiện. Tuy nhiên, nếu có mặt đầy đủ các bên, vi bằng sẽ có giá trị chứng cứ cao hơn.

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ là yếu tố then chốt để quá trình công chứng vi bằng diễn ra suôn sẻ. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ công chứng vi bằng cần những giấy tờ gì và những lưu ý quan trọng trong quy trình này. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc tư vấn thêm, hãy liên hệ ngay với ACC Bình Dương – đơn vị uy tín chuyên cung cấp dịch vụ công chứng nhanh chóng, chính xác và đáng tin cậy.

ACC BÌNH DƯƠNG