ACC BÌNH DƯƠNG

Việc thành lập văn phòng công chứng đang trở thành nhu cầu cần thiết để đáp ứng các giao dịch pháp lý ngày càng tăng trong xã hội. Tuy nhiên, trước khi thành lập, việc lập một mẫu đề án thành lập văn phòng công chứng chi tiết, đầy đủ và đúng quy định pháp luật là một bước bắt buộc. Trong bài viết này, ACC Bình Dương sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng một mẫu đề án hoàn chỉnh, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của cơ quan chức năng.

1. Đề án thành lập văn phòng công chứng là gì?

Đề án thành lập văn phòng công chứng là một tài liệu quan trọng, cung cấp thông tin chi tiết về kế hoạch, mục tiêu, cơ cấu tổ chức và các yếu tố cần thiết khác để xin phép thành lập văn phòng công chứng. Đề án này cần thể hiện rõ sự phù hợp với nhu cầu công chứng tại khu vực dự kiến thành lập cũng như đáp ứng các điều kiện pháp lý theo quy định hiện hành.

Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo luật định mà còn là tài liệu để cơ quan có thẩm quyền đánh giá tính khả thi của dự án, từ đó quyết định cấp phép hoặc từ chối.

Việc xây dựng một đề án thành lập văn phòng công chứng mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng, cụ thể như sau:

• Đảm bảo quá trình xin cấp phép thành lập văn phòng công chứng tuân thủ đúng quy định pháp luật.
• Chứng minh tính khả thi của dự án thông qua việc phân tích nhu cầu công chứng, dự kiến hoạt động và hiệu quả kinh tế – xã hội.
• Thuyết phục cơ quan chức năng phê duyệt dự án thông qua việc trình bày rõ ràng, minh bạch về tổ chức, nhân sự, nguồn vốn và cơ sở vật chất.
• Tạo nền tảng để vận hành văn phòng công chứng một cách hiệu quả sau khi được cấp phép.

>>>> Cùng ACC Bình Dương tìm hiểu thêm: Có nên mở văn phòng công chứng không?

2. Mẫu đề án thành lập văn phòng công chứng chi tiết

Mẫu đề án thành lập văn phòng công chứng TP-CC-08, được ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP, là tài liệu quan trọng trong quá trình đăng ký thành lập văn phòng công chứng. Dưới đây là mẫu đề án chi tiết cho bạn tham khảo: 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh (thành phố)…………………………

Chúng tôi gồm các công chứng viên có tên sau đây:

đề nghị cho phép thành lập Văn phòng công chứng với các nội dung sau đây:

1. Tên Văn phòng công chứng (ghi bằng chữ in hoa):…………………………………….
2. Địa chỉ trụ sở: ………………………………………………………………………………………..
3. Họ và tên Trưởng Văn phòng công chứng:…………………………………….

Chúng tôi cam đoan thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với việc thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật.

>>>>> Bạn có thể tải xuống Mẫu đề án thành lập văn phòng công chứng chi tiết tại đây!

3. Những nội dung chính trong mẫu đề án thành lập văn phòng công chứng

Mẫu đề án thành lập văn phòng công chứng bao gồm các phần chính sau đây, mỗi phần sẽ giải thích chi tiết về mục tiêu, lý do và kế hoạch triển khai văn phòng công chứng. Cụ thể: 

Thông tin cơ bản

• Tên đề án: Thành lập văn phòng công chứng [Tên văn phòng công chứng].
• Đơn vị đề xuất: [Tên công ty hoặc cá nhân đề xuất].
• Địa điểm đề xuất: [Địa chỉ dự kiến cho văn phòng công chứng].
• Mục tiêu: Thành lập văn phòng công chứng nhằm cung cấp các dịch vụ công chứng hợp pháp, phục vụ nhu cầu chứng thực hợp đồng, giấy tờ, văn bản pháp lý cho cá nhân và tổ chức.

Lý do thành lập văn phòng công chứng

• Giải trình lý do: Việc thành lập văn phòng công chứng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dân và các tổ chức trong việc công chứng hợp đồng, giấy tờ và các văn bản pháp lý.
• Mục đích: Mở rộng dịch vụ công chứng giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện thủ tục pháp lý một cách nhanh chóng, hiệu quả, đúng pháp luật, nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý và hỗ trợ phát triển kinh tế – xã hội.

Phạm vi hoạt động

• Công chứng hợp đồng mua bán, cho thuê, tặng cho tài sản.
• Công chứng hợp đồng vay tiền, thế chấp, cầm cố tài sản.
• Công chứng di chúc, hợp đồng phân chia di sản.
• Chứng thực chữ ký trên các văn bản, hợp đồng.
• Các dịch vụ công chứng khác theo quy định của pháp luật.

Nguyên tắc hoạt động

• Nguyên tắc phục vụ khách hàng: Văn phòng công chứng sẽ luôn tuân thủ các nguyên tắc cơ bản là chính xác, trung thực, công bằng và bảo mật trong mọi giao dịch. Mục tiêu là tạo dựng niềm tin với khách hàng và đáp ứng yêu cầu của pháp luật.

Cơ cấu tổ chức

• Trưởng văn phòng công chứng: Người đứng đầu và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của văn phòng.
• Các công chứng viên hợp danh: Những công chứng viên có chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp tốt, giúp thực hiện các dịch vụ công chứng.
• Nhân viên hỗ trợ: Đảm nhận các công việc hành chính và hỗ trợ cho các công chứng viên trong quá trình làm việc.

Kế hoạch triển khai

• Thời gian triển khai: Dự kiến hoàn thành các bước chuẩn bị trong vòng [số tháng/năm] từ khi nhận được quyết định thành lập.
• Các giai đoạn bao gồm: Chuẩn bị cơ sở vật chất, tuyển dụng nhân sự, đào tạo, chuẩn bị các tài liệu và giấy phép liên quan.
• Nguồn tài chính: Văn phòng sẽ sử dụng vốn đầu tư ban đầu từ các công chứng viên hợp danh, thu phí dịch vụ công chứng, và các nguồn tài chính hợp pháp khác.

Luật pháp liên quan

• Quy định pháp lý: Văn phòng công chứng cam kết tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm Luật Công chứng 2014 và các văn bản pháp luật hướng dẫn thi hành, nhằm đảm bảo hoạt động hợp pháp, hiệu quả.

Chữ ký đề án

• Chữ ký đề xuất: Đề án này được ký kết bởi [tên và chức vụ của người đề xuất], đồng thời được các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, thể hiện cam kết thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các bước thành lập văn phòng công chứng theo đúng quy định pháp luật.

>>>> Cùng ACC Bình Dương tìm hiểu thêm: Văn phòng công chứng có phải là doanh nghiệp không?

4. Hồ sơ, thủ tục đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

Cơ sở pháp lý liên quan đến mẫu Đề án thành lập Văn phòng công chứng được quy định tại Điều 23 Luật Công chứng 2014, bao gồm các yêu cầu và quy trình chi tiết như sau:

4.1. Hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng

Các công chứng viên có mong muốn thành lập Văn phòng công chứng phải chuẩn bị và nộp hồ sơ đề nghị lên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Hồ sơ cần bao gồm:

• Đơn đề nghị thành lập;
• Đề án thành lập Văn phòng công chứng;
• Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng. 

Trong Đề án, phải làm rõ các vấn đề như:

• Cơ sở và lý do thành lập: Nêu rõ sự cần thiết và mục tiêu thành lập văn phòng.
• Cơ cấu tổ chức: Dự kiến về cơ cấu, tổ chức nhân sự, tên gọi và địa điểm trụ sở của văn phòng.
• Điều kiện vật chất cần thiết: Các điều kiện về cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động công chứng.
• Kế hoạch triển khai hoạt động: Các bước thực hiện và phát triển văn phòng trong tương lai.

Ngoài ra, hồ sơ cũng phải đính kèm bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia vào việc thành lập văn phòng.

4.2. Quy trình đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

Để thành lập và đăng ký hoạt động một Văn phòng công chứng, các công chứng viên cần tuân thủ quy trình pháp lý nghiêm ngặt nhằm đảm bảo sự hợp pháp và minh bạch trong các hoạt động công chứng. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình này:

Bước 1: Xem xét hồ sơ và ra quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

• Sau khi nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và ra quyết định trong vòng 20 ngày.
• Nếu hồ sơ không được chấp thuận, cơ quan này phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

Bước 2: Đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp

Sau khi nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải hoàn tất thủ tục đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp trong vòng 90 ngày.

Bước 3: Cấp giấy đăng ký hoạt động

• Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, Sở Tư pháp sẽ xem xét và cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc có lý do từ chối, Sở Tư pháp sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

Văn phòng công chứng chỉ được phép hoạt động công chứng chính thức sau khi nhận được giấy đăng ký hoạt động từ Sở Tư pháp. Quy trình này đảm bảo rằng mọi hoạt động công chứng của văn phòng tuân thủ đúng quy định pháp luật, duy trì tính hợp pháp và minh bạch trong mọi giao dịch công chứng.

5. Những lưu ý khi soạn thảo đề án thành lập văn phòng công chứng

Để soạn thảo một đề án thành lập văn phòng công chứng đạt tiêu chuẩn, bạn cần lưu ý các điểm sau:

• Xác định rõ quy định pháp lý: Trước khi bắt tay vào việc soạn thảo, bạn cần nắm vững các quy định liên quan đến việc thành lập văn phòng công chứng, đặc biệt là các quy định được nêu trong Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng đề án tuân thủ đúng quy định và không gặp phải các vấn đề pháp lý trong quá trình thẩm định.

• Nội dung đề án cần chi tiết, rõ ràng: Mỗi phần trong đề án cần được trình bày một cách mạch lạc, có dẫn chứng cụ thể nếu cần thiết. Các nội dung như nhu cầu công chứng tại địa phương, phân tích nguồn lực nhân sự, và kế hoạch tài chính nên được bổ sung dữ liệu thực tế để tăng tính thuyết phục cho cơ quan thẩm định.

• Sử dụng ngôn ngữ chuyên môn và chính xác: Đề án là một tài liệu quan trọng mang tính pháp lý, do đó cần sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành, rõ ràng và tránh diễn đạt mơ hồ. Bạn có thể tham khảo các mẫu đề án đã được phê duyệt trước đó để học hỏi cách trình bày và diễn đạt.

• Tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý: Nếu đây là lần đầu tiên bạn xây dựng một đề án, hãy cân nhắc việc tìm đến sự hỗ trợ từ các chuyên gia hoặc luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có và tăng khả năng được phê duyệt.

>>>> Cùng ACC Bình Dương tìm hiểu thêm: Văn phòng công chứng là loại hình doanh nghiệp gì?

6. Các câu hỏi thường gặp

Ai có quyền đề xuất thành lập văn phòng công chứng?

Các công chứng viên có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về công chứng có quyền đề xuất thành lập văn phòng công chứng.

Hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng bao gồm những gì?

Hồ sơ bao gồm: đơn đề nghị thành lập, đề án thành lập văn phòng công chứng, bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên, tài liệu chứng minh sự cần thiết của việc thành lập văn phòng, cơ cấu tổ chức, địa chỉ trụ sở và các điều kiện vật chất cần thiết.

Quy trình xét duyệt và ra quyết định thành lập văn phòng công chứng diễn ra như thế nào?

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và ra quyết định trong vòng 20 ngày. Nếu hồ sơ không được chấp thuận, cơ quan này sẽ thông báo lý do từ chối bằng văn bản.

Sau khi nhận được quyết định thành lập, văn phòng công chứng cần làm gì?

Sau khi có quyết định thành lập, văn phòng công chứng phải hoàn tất việc đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp trong vòng 90 ngày.

Một đề án thành lập văn phòng công chứng chi tiết, đúng quy định không chỉ giúp bạn vượt qua các bước phê duyệt dễ dàng mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của văn phòng trong tương lai. ACC Bình Dương tin rằng, với những thông tin này, bạn sẽ tự tin và thuận lợi hơn trong việc thành lập văn phòng công chứng và hiện thực hóa kế hoạch của mình.