ACC BÌNH DƯƠNG

Giấy khai sinh photo được công chứng theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, câu hỏi “Giấy khai sinh photo công chứng được không?” vẫn là thắc mắc của nhiều người khi thực hiện các thủ tục hành chính. Không phải lúc nào bản photo công chứng cũng được chấp nhận, vì có trường hợp cần bản sao trích lục từ cơ quan hộ tịch. Để hiểu rõ hơn về quy định này, hãy cùng ACC Bình Dương tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

1. Giấy khai sinh photo công chứng được không?

Theo Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng chứng nhận tính xác thực của văn bản, hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, giấy khai sinh không thuộc đối tượng công chứng mà chỉ có thể chứng thực bản sao từ bản chính.

Căn cứ theo Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giấy khai sinh thuộc danh mục giấy tờ chỉ được chứng thực bản sao từ bản chính tại:

• UBND cấp xã, phường, thị trấn.
• Phòng tư pháp cấp huyện.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (trong trường hợp người Việt Nam đang sinh sống ở nước ngoài).

Lấy khai sinh photo không thể công chứng nhưng có thể chứng thực bản sao từ bản chính tại UBND xã, Phòng tư pháp huyện hoặc cơ quan đại diện ngoại giao. Để đảm bảo hồ sơ hợp lệ, người dân nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thực hiện chứng thực đúng quy trình.

2. Giấy khai sinh là gì? 

Giấy khai sinh là văn bản quan trọng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, ghi nhận thông tin cá nhân của một người ngay từ khi sinh ra. Theo Điều 6 Luật Hộ tịch 2014, giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân, là căn cứ để làm các giấy tờ tùy thân khác như chứng minh nhân dân (CCCD), hộ chiếu, hộ khẩu…

Giấy khai sinh không chỉ là tài liệu chứng minh danh tính mà còn có giá trị pháp lý quan trọng trong nhiều thủ tục như:

• Đăng ký nhập học, xin việc làm – Một số trường hợp yêu cầu bản sao giấy khai sinh để xác nhận danh tính.
• Làm thẻ căn cước công dân (CCCD) – Là cơ sở để đối chiếu thông tin cá nhân khi cấp thẻ CCCD.
• Thực hiện các giao dịch dân sự, hành chính – Dùng để khai báo thông tin cá nhân trong nhiều hồ sơ quan trọng.

Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà có thể sử dụng bản gốc hoặc bản sao giấy khai sinh. Nếu không muốn xuất trình bản gốc, người dân có thể photo và công chứng giấy khai sinh để sử dụng thay thế. 

>>> Xem thêm Dịch vụ thay đổi thông tin giấy khai sinh tại Bình Dương tại đây

3. Giấy khai sinh photo công chứng có phải là bản sao giấy khai sinh không?

Theo Luật Công chứng 2014, công chứng là việc xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự hoặc bản dịch, do công chứng viên thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng. Trong khi đó, theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối chiếu và xác nhận bản sao có nội dung chính xác như bản gốc.

Như vậy, giấy khai sinh photo công chứng thực chất là giấy khai sinh được chứng thực bản sao từ bản chính, chứ không phải là bản sao do cơ quan hộ tịch cấp. Điều này có nghĩa là bản photo công chứng có giá trị pháp lý tương đương bản gốc trong nhiều thủ tục hành chính, nhưng không thể thay thế bản sao trích lục giấy khai sinh do cơ quan đăng ký hộ tịch cấp.

Nếu bạn cần sử dụng giấy khai sinh trong các thủ tục quan trọng, hãy xác định rõ yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ để chuẩn bị đúng loại giấy tờ, tránh mất thời gian và công sức.

4. Điều kiện để giấy khai sinh photo được chứng thực

Để chứng thực bản sao giấy khai sinh từ bản chính, người dân cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật, bao gồm:

• Có bản gốc giấy khai sinh hợp lệ: Giấy khai sinh phải nguyên vẹn, không bị rách, mờ chữ, tẩy xóa hoặc chỉnh sửa nội dung.
• Bản photo phải đầy đủ nội dung, rõ ràng: Bản sao phải thể hiện đầy đủ thông tin như bản gốc, không bị mất chữ, nhòe mực hoặc thay đổi nội dung.
• Xuất trình bản gốc để đối chiếu: Khi chứng thực, người yêu cầu phải mang theo bản chính giấy khai sinh để cơ quan chức năng kiểm tra tính xác thực.
• Cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực: Việc chứng thực phải được thực hiện tại UBND cấp xã, Phòng tư pháp cấp huyện hoặc cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Mặc dù giấy khai sinh photo có thể chứng thực, nhưng trong một số trường hợp, cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối chứng thực, bao gồm:

• Giấy khai sinh bản gốc bị hư hỏng: Nếu giấy khai sinh gốc rách, mờ chữ, tẩy xóa hoặc chỉnh sửa nội dung, cơ quan chứng thực sẽ không chấp nhận.
• Bản photo không trung thực: Nếu bản sao có dấu hiệu sửa chữa, cắt ghép nội dung hoặc không đầy đủ thông tin so với bản chính, yêu cầu chứng thực sẽ bị từ chối.
• Không có bản gốc để đối chiếu: Cơ quan chức năng chỉ chứng thực bản sao nếu có bản gốc để kiểm tra, đối chiếu. Nếu không có bản gốc, người dân cần xin trích lục giấy khai sinh thay vì yêu cầu chứng thực.
• Giấy khai sinh bị mất: Nếu bản gốc bị thất lạc, người dân cần đến UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây để làm thủ tục cấp lại trích lục thay vì chứng thực bản sao.

Giấy khai sinh photo có thể chứng thực nhưng không thể công chứng. Người dân cần đảm bảo giấy tờ hợp lệ và thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền. Nếu giấy khai sinh bị mất hoặc hư hỏng, cần xin trích lục giấy khai sinh thay vì chứng thực.

5. Quy trình công chứng giấy khai sinh 

Để chứng thực bản sao giấy khai sinh từ bản chính, người dân cần thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người yêu cầu chứng thực cần chuẩn bị:

• Bản gốc giấy khai sinh hợp lệ (không rách, mờ chữ, tẩy xóa).
• Bản photo giấy khai sinh cần chứng thực.
• Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) để xuất trình khi cần.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Người dân có thể đến một trong các cơ quan sau để chứng thực giấy khai sinh:

• UBND cấp xã, phường, thị trấn.
• Phòng tư pháp cấp huyện.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài).

Bước 3: Cơ quan chứng thực kiểm tra và xác nhận

Cán bộ chứng thực sẽ:

• Kiểm tra bản gốc giấy khai sinh.
• So sánh nội dung bản photo với bản chính.
• Xác nhận tính chính xác, hợp lệ của bản sao.

Bước 4: Đóng dấu chứng thực và trả kết quả

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ đóng dấu chứng thực lên bản sao và trả lại cho người yêu cầu. Thời gian giải quyết thường trong ngày.

Trên đây là quy trình chứng thực giấy khai sinh photo. Người dân nên kiểm tra kỹ yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ để thực hiện đúng thủ tục và tránh mất thời gian.

6. Phí chứng thực giấy khai sinh photo bao nhiêu tiền?

Khi thực hiện chứng thực bản sao giấy khai sinh, người dân cần đóng một khoản lệ phí theo quy định của pháp luật. Cụ thể, theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức phí chứng thực được tính như sau:

• 2.000 đồng/trang đối với bản sao có từ 1 – 2 trang.
• Từ trang thứ 3 trở lên, mức phí là 1.000 đồng/trang, nhưng tổng lệ phí chứng thực không vượt quá 200.000 đồng/bản.

Do giấy khai sinh thông thường chỉ có 1 trang, nên chi phí chứng thực mỗi bản thường chỉ 2.000 đồng.

Trước khi đi chứng thực giấy khai sinh, người dân nên chuẩn bị sẵn chi phí để đảm bảo quá trình thực hiện nhanh chóng, thuận lợi, tránh mất thời gian.

>>> Xem thêm Dịch vụ làm lại giấy khai sinh tại Bình Dương tại đây

7. Câu hỏi thường gặp

Chứng thực giấy khai sinh có mất nhiều thời gian không?

Không. Thông thường, nếu hồ sơ hợp lệ, việc chứng thực sẽ được giải quyết ngay trong ngày.

Không có giấy khai sinh gốc thì có chứng thực được không?

Không. Cơ quan chứng thực chỉ thực hiện chứng thực khi có bản gốc để đối chiếu. Nếu giấy khai sinh gốc bị mất, cần làm thủ tục xin cấp lại trích lục giấy khai sinh thay vì chứng thực.

Giấy khai sinh photo có công chứng được không?

Không. Giấy khai sinh chỉ có thể chứng thực bản sao từ bản chính tại cơ quan có thẩm quyền, không phải là đối tượng được công chứng theo Luật Công chứng 2014.

Giấy khai sinh photo công chứng được không? Thì qua bài viết trên ta có thể hiểu giấy khai sinh chỉ có thể chứng thực bản sao từ bản chính, không phải công chứng. Để đảm bảo giấy tờ hợp lệ, hãy thực hiện đúng quy trình. Nếu cần hỗ trợ, liên hệ ACC Bình Dương để được tư vấn chi tiết!