ACC BÌNH DƯƠNG

Trong nhiều trường hợp, cá nhân có thể cần dịch thuật công chứng các tài liệu quan trọng, tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về quy trình và quy định liên quan đến việc này. Tự dịch thuật công chứng được không? Đây là câu hỏi mà nhiều người thắc mắc. Bài viết sau đây, ACC Bình Dương sẽ cung cấp chi tiết về quy định pháp luật, điều kiện và chi phí liên quan đến dịch thuật công chứng.

1. Tự dịch thuật công chứng được không?

Tự dịch thuật công chứng là quá trình cá nhân tự dịch một tài liệu từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác, sau đó mang bản dịch đi công chứng tại cơ quan có thẩm quyền để xác nhận tính chính xác và hợp pháp của nội dung dịch. 

Tuy nhiên, tại Việt Nam, việc tự dịch thuật rồi mang đi công chứng thường không được chấp nhận. Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, chỉ các bản dịch do tổ chức hành nghề công chứng hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện mới có giá trị pháp lý khi công chứng. Người dịch cũng phải là cộng tác viên đã đăng ký tại các tổ chức này.

Có hai lý do chính dẫn đến việc cá nhân không thể tự dịch rồi mang đi công chứng:

• Các tài liệu cần công chứng thường có giá trị pháp lý cao, như hồ sơ du học, hồ sơ xuất nhập cảnh, giấy tờ kinh doanh… Vì vậy, nhà nước quy định chỉ những người có chuyên môn và được công nhận mới có quyền dịch và công chứng, nhằm đảm bảo tính chính xác, tránh hiểu sai nội dung văn bản.
• Nếu cá nhân có thể tự dịch và công chứng, sẽ có rủi ro về gian lận, làm sai lệch nội dung giấy tờ, ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên liên quan. Việc giới hạn quyền công chứng đối với bản dịch nhằm đảm bảo tính minh bạch và trung thực của tài liệu.

Ngoài ra có một số trường hợp bạn có thể tự dịch rồi công chứng nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Bạn là cộng tác viên đã đăng ký tại văn phòng công chứng hoặc Phòng Tư pháp, có đủ năng lực dịch thuật theo quy định.
• Bản dịch của bạn được tổ chức hành nghề công chứng xác nhận theo đúng quy trình pháp luật. Khi đó, công chứng viên sẽ kiểm tra tính chính xác của bản dịch trước khi chứng thực và đóng dấu pháp lý.

2. Điều kiện để trở thành cộng tác viên dịch thuật

Để trở thành cộng tác viên dịch thuật cho tổ chức hành nghề công chứng, cá nhân cần đáp ứng một số điều kiện theo quy định của pháp luật. Căn cứ theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, người dịch thuật công chứng phải có đủ năng lực, trình độ và được tổ chức hành nghề công chứng chấp nhận. Cụ thể, các điều kiện bao gồm:

– Có trình độ chuyên môn về ngôn ngữ:

Người muốn trở thành cộng tác viên dịch thuật phải có bằng cấp hoặc chứng chỉ về ngoại ngữ phù hợp với ngôn ngữ mà mình muốn dịch. Thông thường, các tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu:

• Tốt nghiệp chuyên ngành ngoại ngữ của các trường đại học, cao đẳng trong hoặc ngoài nước.
• Hoặc có chứng chỉ ngoại ngữ từ bậc 4 trở lên theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc của Việt Nam (tương đương B2 châu Âu).

– Có kỹ năng dịch thuật chính xác: Cộng tác viên dịch thuật công chứng cần có kỹ năng dịch thuật chuyên nghiệp, đảm bảo bản dịch đúng nội dung, thuật ngữ pháp lý và hành chính theo chuẩn mực của từng loại giấy tờ, văn bản pháp luật.

– Đăng ký danh sách cộng tác viên tại tổ chức hành nghề công chứng

Sau khi đáp ứng các yêu cầu về trình độ, cá nhân phải đăng ký vào danh sách cộng tác viên của một tổ chức hành nghề công chứng (Văn phòng công chứng hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện). Quá trình đăng ký thường bao gồm:

• Nộp hồ sơ đăng ký cộng tác viên (bằng cấp, chứng chỉ, giấy tờ cá nhân).
• Tham gia kiểm tra năng lực dịch thuật nếu tổ chức yêu cầu.
• Ký hợp đồng cộng tác với tổ chức hành nghề công chứng.

– Tuân thủ quy định về dịch thuật công chứng: Cộng tác viên dịch thuật phải đảm bảo tính chính xác, trung thực của bản dịch. Nếu sai sót gây ảnh hưởng đến quyền lợi của tổ chức, cá nhân hoặc vi phạm quy định pháp luật, người dịch có thể bị loại khỏi danh sách cộng tác viên hoặc chịu trách nhiệm pháp lý.

Theo đó để trở thành cộng tác viên dịch thuật công chứng, cá nhân cần có trình độ ngoại ngữ phù hợp, kỹ năng dịch thuật chuyên nghiệp, đăng ký danh sách cộng tác viên tại tổ chức hành nghề công chứng và tuân thủ quy định pháp luật về dịch thuật công chứng.

3. Xử phạt thế nào khi tự dịch thuật và công chứng

Việc tự dịch thuật rồi mang đi công chứng mà không đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật có thể bị xử phạt. Hành vi này có thể bị xử lý theo quy định về công chứng, chứng thực và sử dụng giấy tờ giả mạo.

– Xử phạt đối với cá nhân tự dịch thuật và yêu cầu công chứng trái quy định:

Theo Nghị định 82/2020/NĐ-CP, hành vi cung cấp thông tin sai sự thật để thực hiện chứng thực có thể bị xử phạt hành chính từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng (Khoản 3 Điều 39).

Ngoài ra, nếu cố tình giả mạo tài liệu hoặc khai báo sai sự thật nhằm hợp thức hóa bản dịch, cá nhân có thể bị xử lý theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 về tội làm giả tài liệu của cơ quan, tổ chức với mức phạt từ phạt tiền đến phạt tù, tùy mức độ vi phạm.

– Xử phạt đối với tổ chức hành nghề công chứng vi phạm quy trình dịch thuật công chứng:

Theo Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP, nếu văn phòng công chứng hoặc tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chứng thực bản dịch từ người không phải là cộng tác viên hợp pháp, sẽ bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Ngoài ra, công chứng viên thực hiện sai quy trình có thể bị đình chỉ hành nghề hoặc xử lý trách nhiệm theo quy định pháp luật.

Các tài liệu được dịch thuật và công chứng không đúng quy định sẽ không có giá trị pháp lý, có thể bị cơ quan nhà nước từ chối khi nộp hồ sơ. Nếu sử dụng tài liệu sai quy định trong các giao dịch pháp lý, người sử dụng có thể bị xem xét trách nhiệm hành chính hoặc hình sự nếu gây ra hậu quả nghiêm trọng. Các cá nhân tổ chức cần tuân thủ đúng quy định để tránh những rủi ro không đáng có.

>>>> Mời bạn tham khảo Danh sách các văn phòng dịch thuật công chứng uy tín tại quận 1 tại đây.

4. Quy trình dịch thuật công chứng

Dịch thuật công chứng là quá trình dịch tài liệu từ một ngôn ngữ sang ngôn ngữ khác và được công chứng viên hoặc Phòng Tư pháp chứng thực tính chính xác của bản dịch. Quy trình này gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cần dịch thuật công chứng

Người yêu cầu dịch thuật công chứng cần chuẩn bị các tài liệu bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, chẳng hạn như:

• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu, căn cước công dân, giấy khai sinh…)
• Hồ sơ pháp lý (giấy phép kinh doanh, hợp đồng, quyết định…)
• Hồ sơ du học, xuất khẩu lao động (bằng cấp, học bạ, chứng chỉ…)
• Các loại tài liệu chuyên ngành khác theo nhu cầu.

Lưu ý: Nếu tài liệu bị mờ, rách hoặc có dấu hiệu chỉnh sửa, tổ chức công chứng có thể từ chối thực hiện dịch thuật công chứng.

Bước 2: Dịch thuật tài liệu

Tài liệu sẽ được dịch bởi người có trình độ ngoại ngữ phù hợp, đảm bảo dịch chính xác nội dung và đúng thuật ngữ chuyên ngành. Việc dịch thuật thường được thực hiện bởi cộng tác viên dịch thuật đã đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc công ty dịch thuật chuyên nghiệp có hợp tác với văn phòng công chứng.

Bước 3: Kiểm tra và xác nhận bản dịch

Sau khi hoàn tất dịch thuật, bản dịch sẽ được kiểm tra về độ chính xác của nội dung so với bản gốc và tính đầy đủ, không bị thiếu hoặc sai thuật ngữ quan trọng. Bản dịch sau đó được ký tên bởi người dịch để xác nhận trách nhiệm về nội dung.

Bước 4: Công chứng bản dịch

Tổ chức hành nghề công chứng sẽ thực hiện chứng thực bản dịch bằng cách:

• Xác minh người dịch có trong danh sách cộng tác viên.
• Kiểm tra nội dung bản dịch so với bản gốc.
• Ký xác nhận và đóng dấu công chứng trên bản dịch.

Sau khi công chứng, bản dịch sẽ có giá trị pháp lý để sử dụng trong các thủ tục hành chính, giao dịch quốc tế hoặc nộp cho cơ quan nhà nước.

Bước 5: Nhận bản dịch công chứng

Người yêu cầu sẽ nhận lại bản dịch công chứng cùng bản gốc hoặc bản sao. Thời gian hoàn thành thường từ 1 – 3 ngày làm việc, tùy vào số lượng tài liệu và ngôn ngữ dịch.

– Lưu ý quan trọng khi dịch thuật công chứng: 

• Không thể tự dịch rồi tự mang đi công chứng, trừ khi bạn là cộng tác viên dịch thuật đã đăng ký tại văn phòng công chứng.
• Bản dịch công chứng chỉ hợp lệ khi được tổ chức hành nghề công chứng chứng thực theo đúng quy định pháp luật.
• Nếu cần sử dụng tài liệu ở nước ngoài, bạn có thể phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự sau khi công chứng.

Quy trình dịch thuật công chứng giúp đảm bảo tính chính xác và pháp lý của tài liệu, hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp trong các giao dịch quốc tế, thủ tục hành chính quan trọng.

>>> Xem thêm về Dịch thuật công chứng bao nhiêu tiền? tại đây

5. So sánh giữa dịch thuật công chứng và chứng thực chữ ký trên bản dịch

Dịch thuật công chứng và chứng thực chữ ký trên bản dịch đều là hình thức đảm bảo tính pháp lý của tài liệu dịch, nhưng có sự khác biệt quan trọng về quy trình, giá trị pháp lý và đơn vị thực hiện.

Khi nào nên chọn dịch thuật công chứng và chứng thực chữ ký trên bản dịch?

• Dịch thuật công chứng: Khi cần bản dịch có giá trị pháp lý cao, dùng cho thủ tục hành chính, pháp lý hoặc giao dịch quốc tế.
• Chứng thực chữ ký trên bản dịch: Khi chỉ cần xác nhận chữ ký của người dịch mà không cần chứng thực nội dung bản dịch.

(Lưu ý: Nếu bản dịch chỉ được chứng thực chữ ký mà không công chứng, có thể bị từ chối trong các thủ tục yêu cầu bản dịch chính xác theo quy định)

Dịch thuật công chứng và chứng thực chữ ký trên bản dịch đều có vai trò quan trọng trong việc xác nhận tài liệu dịch thuật, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau. Nếu cần một bản dịch có giá trị pháp lý cao để sử dụng trong các thủ tục hành chính, pháp lý hoặc giao dịch quốc tế, bạn nên chọn dịch thuật công chứng. Ngược lại, nếu chỉ cần xác nhận chữ ký của người dịch mà không cần chứng thực nội dung bản dịch, thì chứng thực chữ ký trên bản dịch sẽ là lựa chọn phù hợp.

7. Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể dịch công chứng tài liệu online không?

Hiện nay, hầu hết các văn phòng công chứng vẫn yêu cầu bạn nộp bản gốc hoặc bản sao chứng thực trực tiếp để đối chiếu. Tuy nhiên, một số đơn vị có hỗ trợ đặt dịch vụ trực tuyến và nhận bản dịch công chứng qua bưu điện.

Bản dịch công chứng có thời hạn không?

Bản dịch công chứng không có thời hạn sử dụng cố định, nhưng một số cơ quan hoặc tổ chức có thể yêu cầu bản dịch được công chứng trong khoảng thời gian nhất định (ví dụ: không quá 3 – 6 tháng). Do đó, trước khi sử dụng, bạn nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của nơi tiếp nhận hồ sơ.

Tôi có thể công chứng lại một bản dịch cũ không?

Không. Nếu đã có bản dịch công chứng nhưng cần sử dụng lại, bạn không thể yêu cầu công chứng lại bản dịch đó. Thay vào đó, bạn có thể làm lại bản dịch mới và công chứng lại theo quy định.

Tự dịch thuật công chứng được không? Câu trả lời là không thể, trừ khi bạn đáp ứng đủ điều kiện pháp lý và là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng. Để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của tài liệu, bạn nên sử dụng dịch vụ của các đơn vị uy tín. ACC Bình Dương với đội ngũ chuyên gia dịch thuật giàu kinh nghiệm cam kết cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng chuyên nghiệp, nhanh chóng với chi phí hợp lý. Nếu bạn có nhu cầu, hãy liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời!